Elige el canal antes de redactar
WhatsApp no es siempre el lugar adecuado. Elige el canal que conserve el registro y ayude al huésped a actuar.
| Situación | Canal principal | Motivo |
|---|---|---|
| Recordatorio de llegada con consentimiento | WhatsApp o bandeja de la plataforma | Un recordatorio breve puede ser útil si coincide con la reserva. |
| Cambio de fechas, precio, cancelación o reembolso | Plataforma o registro de reserva directa | La decisión queda unida a la transacción y a su historial. |
| El huésped no puede entrar o informa de un riesgo | Canal más rápido y escalado humano | La rapidez y la responsabilidad importan más que automatizar. |
| Pregunta sobre Wi-Fi, electrodomésticos o normas | Guía digital y mensaje como respaldo | La información estable se mantiene una vez y se consulta de nuevo. |
Lista de consentimiento y control
La política de WhatsApp Business exige una vía de contacto legítima. Registra cómo se obtuvo el permiso y facilita que el huésped deje de recibir mensajes.
- El huésped facilitó el número y aceptó mensajes por WhatsApp.
- El primer mensaje identifica claramente alojamiento o reserva.
- Se respeta cualquier solicitud para dejar de recibir mensajes.
- Se usan plantillas aprobadas cuando la política lo exige.
- Los datos sensibles de acceso se revisan antes del envío.
- Una persona se ocupa de urgencias y excepciones.
Flujo práctico de mensajería
- 1
Conecta la cuenta empresarial
Completa la conexión con Meta y verifica número, permisos y estado. El plazo depende de la cuenta y no debe prometerse como instantáneo.
- 2
Asocia alojamientos de forma deliberada
Selecciona qué propiedades usarán WhatsApp y confirma contacto e idioma para cada una.
- 3
Prepara plantillas con consentimiento
Aclara el propósito, protege las variables y evita repetir en cada mensaje instrucciones permanentes.
- 4
Prueba un caso de reserva realista
Comprueba nombre, alojamiento, fechas, enlaces, zona horaria, respuesta y alternativa cuando falte un dato.
- 5
Escala en lugar de adivinar
Pausa la automatización ante acceso fallido, seguridad, pagos, daños, reembolsos o excepciones.
Cuándo debe terminar la automatización
Seguridad o acceso
Confirma que el huésped está a salvo, ofrece contacto directo y verifica la cerradura antes de enviar más instrucciones.
Dinero o condiciones
Lleva cargos, reembolsos, fechas y cancelaciones al sistema que conserva la reserva.
Conflicto o criterio
Quejas de ruido, daños, discriminación, amenazas y excepciones requieren una persona y notas claras.
Dónde encaja Host Pilot
Host Pilot puede conectar una cuenta de WhatsApp Business, alojamientos seleccionados, plantillas y conversaciones para responder con contexto de estancia. La misma información revisada puede alimentar una web de reservas directas y una guía digital.
Host Pilot no sustituye las políticas de WhatsApp o de la plataforma, no garantiza la entrega, no resuelve disputas y no reemplaza un PMS completo. El anfitrión sigue siendo responsable del consentimiento, la aprobación de la cuenta, la información correcta y el escalado humano.
Antes de activarlo
- Prueba una conversación completa desde el consentimiento hasta la baja.
- Abre los enlaces de guía y reserva en un teléfono.
- Define quién atiende urgencias y fuera de horario.
- Mantén pagos y cambios de reserva en el sistema adecuado.
Preguntas sobre mensajería por WhatsApp
¿Puedo escribir a cualquier huésped por WhatsApp?
No. El huésped debe haber facilitado el número y el permiso necesario, y debes respetar las solicitudes de baja.
¿Conviene acordar cambios de reserva por WhatsApp?
Los cambios de fecha, precio, cancelación o reembolso deben quedar en la plataforma o en el registro de reserva directa.
¿Qué contexto debe mostrar la bandeja?
Huésped, alojamiento, fechas, canal, historial, estado del mensaje y una vía visible para escalar.
¿WhatsApp sustituye una guía digital?
Normalmente no. Wi-Fi, aparcamiento, electrodomésticos y normas son más fáciles de mantener en una guía móvil enlazada desde el mensaje.
¿Host Pilot entrega un número gratuito?
No debe darse por hecho. Disponibilidad, titularidad, aprobación y costes dependen de la configuración de Meta y WhatsApp Business.
¿Cuándo debe intervenir una persona?
Ante accesos fallidos, seguridad, dinero, daños, quejas, excepciones o hechos no confirmados.
Continúa el flujo de comunicación
Conecta el recorrido y revísalo
Importa un anuncio, revisa la información y utiliza la misma fuente para la web de reservas, la guía digital y la comunicación conectada.
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